Que vous soyez secrétaire d’un président de la République, d’un ministre ou même d’un député à l’Assemblée nationale, vous avez un grand travail à abattre pour le bon fonctionnement de la structure. Si dans certains pays hommes et femmes exercent le métier sans difficulté, au Mali, la priorité est donnée aux jeunes filles ou aux dames pour une raisons ou une autre.

Les secrétaires ou management assistants peuvent travailler dans les entreprises les plus diverses. Chaque entreprise disposant d’une direction, d’un manager et d’un team de management a besoin d’un management assistant ou secrétaire. Il peut s’agir d’entreprises ou d’associations de petite ou de grande taille et même de grandes institutions.

Les secrétaires sont d’une grande importance au sein d’une entreprise. En tant que secrétaire, vous avez un rôle de soutien et vous êtes en charge de tout le travail de secrétariat, nous avons bien dit un travail de secrétariat. Il s’agit surtout de tâches administratives. Vous organisez, par exemple, le travail de votre supérieur ou de tout un département, vous gérez l’agenda, vous tapez des lettres et des rapports, vous répondez au téléphone et vous organisez des réunions et des congrès.

Vous avez également en charge la gestion du bureau. Vous êtes responsable de l’achat et de la gestion des fournitures de bureau. Vous gérez le stock et vous passez les commandes à temps afin d’éviter que le bureau ou le département ne soit confronté à des ruptures de stock. C’est au même titre que vous travaillez en étroite collaboration avec votre supérieur hiérarchique.

On vous confie souvent des informations confidentielles que vous devez gérer en toute discrétion. Vous avez beaucoup d’autonomie, mais aussi beaucoup de responsabilités. La plupart du temps, vous travaillez au bureau et vous avez des heures de travail régulières. Il vous arrive cependant de vous déplacer avec le patron pour préparer des congrès ou des réunions.

Pour les secrétaires ou management assistants, il n’y a pas d’exigences strictes au niveau du diplôme. Vous pouvez avoir un diplôme d’études secondaires, une formation en secrétariat ou un bachelor en office management.

Quelles sont les tâches d’une secrétaire ?

C’est au Mali que beaucoup de patrons ne respectent pas les secrétaires, sinon leur travail est connu. Il s’agit, entre autres,  de la prise de rendez-vous, de la préparation de réunions et rédaction de comptes rendus,  de la prise en charge de la correspondance professionnelle, de l’archivage, du contact des clients, de l’organisation de réunions, congrès, etc.

Quelles sont les compétences requises pour être une bonne secrétaire ?

Les secrétaires doivent avoir une certaine compétence telles que l’autonomie, la  flexibilité, discrétion, le  sens de l’organisation, et le  sens des responsabilités.

Abdourahmane Doucouré